Istnienie programów typu ESOP – w zależności od preferencji spółki – może być całkowicie jawne lub ściśle poufne.
Fakt wdrożenia programu może bowiem stanowić element budowania wizerunku przedsiębiorstwa – firmy skutecznie motywującej do współpracy oraz wspólnego rozwoju poprzez „dzielenie się” firmą. Wprowadzenie ESOP do strategii marketingowej, oznacza zatem powszechną dostępność informacji zarówno o fakcie wdrożenia programu jak i – z reguły – jego podstawowych kryteriach.
Co zrobić, gdy spółka nie ma jednak w planach jakiegokolwiek ujawniania informacji dotyczących programu opartego o ESOP i gdy zależy jej na tym, aby fakt jego istnienia utrzymać w tajemnicy?
Taka sytuacja najczęściej zdarza się w firmach, które nie potrzebują bądź nie chcą rozgłosu wokół swoich programów motywacyjnych, a uczestnicy dobierani są bardzo skrupulatnie. Utajnienie istnienia ESOP może być również powodowane faktem, że każdy z uczestników programu może mieć indywidualnie ustalane warunki uczestnictwa – taka „nierówność” mogłaby powodować pewne kontrowersje w zespole.
Ponadto, sama propozycja uczestnictwa w programie ESOP może czasem stanowić wyróżnienie, tj. propozycję nie dla każdego – w tych przypadkach również warto unikać rozgłosu.
Narzędzi dających możliwość utrzymania poufności w takich sytuacjach jest kilka.
Podstawowym, są oczywiście stosowne umowy o zachowaniu poufności (tzw. NDA), zawierane już na początku rozmów. Aby były one skutecznym motywatorem do przestrzegania ich postanowień, powinny oczywiście zawierać stosowne sankcje za naruszenie obowiązku poufności. Warto tu jednak podkreślić, że owe sankcje powinny mieć charakter jedynie dyscyplinujący, a nie odstraszający – celem złożenia propozycji uczestnictwa w programie ESOP, nie jest przecież zniechęcenie potencjalnego uczestnika już na początku rozmów.
Jak to jednak ze zobowiązaniami kontraktowymi bywa, nie stanowią one 100% gwarancji faktycznej realizacji zawartych w nich postanowień.
W zakresie „zewnętrznych” skutków niedochowania poufności, warto pamiętać, zarówno o tym, że istnieje pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa (w zakresie której można wymienić m.in. wdrożenie w spółce programu motywacyjnego, jako informację posiadającą wartość gospodarczą) jak również chronionego wizerunku firmy. Elementów składających się na prawnie chroniony wizerunek osoby prawnej jest wiele, a wśród nich stosowane w spółce procedury i praktyki składające się na sposób, w jaki dane przedsiębiorstwo jest postrzegane przez klientów, pracowników, kontrahentów i konkurencję.
Uczestnik powinien mieć świadomość, że ujawnienie informacji o wprowadzonym przez spółkę programie motywacyjnym, a już tym bardziej o jego zasadach, może zostać odczytane jako naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa lub/oraz naruszenie wizerunku firmy.
Nie należy również zapominać o „wewnętrznych” skutkach rozpowszechniania takich informacji – w przypadkach, w których programy ESOP są „szyte na miarę” tj. każdemu z uczestników można zaproponować inne warunki realizacji przysługujących z niego uprawnień, nie można mieć pewności odnośnie reakcji pozostałych członków zespołu na wiadomość o objęciu programem danej osoby.
Po informację o tym, jakie rozwiązania warto wprowadzić – obok umów NDA – zapraszamy do kontaktu.