Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) na stałe wpisała pojęcie sygnalisty do polskiego porządku prawnego. Wdrożyła ona unijną dyrektywę 2019/1937 i nałożyła na tysiące przedsiębiorstw obowiązek stworzenia bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa. W praktyce oznacza to, że każda średnia i duża organizacja musi wiedzieć, kim jest sygnalista, jakie przysługują mu prawa oraz jakie warunki musi spełnić, aby korzystać z ustawowej ochrony. W tym artykule wyjaśniamy, jak przepisy definiują sygnalistę, kogo dotyczą nowe obowiązki i od kiedy działa system ochrony zgłaszających.

Kto to jest sygnalista w świetle ustawy?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Definicja ustawowa jest szeroka i celowo nie ogranicza się do pracowników etatowych – decyduje związek między zdobytą wiedzą a wykonywaną działalnością zawodową, a nie forma zatrudnienia. Istotne jest również to, że sygnalista działa w interesie publicznym lub w interesie organizacji, a nie we własnej sprawie. Zgłoszenie dotyczące wyłącznie indywidualnego sporu z pracodawcą, na przykład o wysokość wynagrodzenia, co do zasady nie podlega przepisom ustawy. Katalog naruszeń, które można zgłaszać, obejmuje m.in. korupcję, pranie pieniędzy, naruszenia w zamówieniach publicznych, ochronie środowiska, bezpieczeństwie produktów czy ochronie danych osobowych. Pracodawca może dodatkowo rozszerzyć ten katalog w procedurze wewnętrznej o naruszenia regulacji obowiązujących w jego organizacji.

Kto może zostać sygnalistą?

Krąg osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia jest szeroki. Status sygnalisty może uzyskać pracownik (również tymczasowy), osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także przedsiębiorca współpracujący w modelu B2B, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik. Ustawa obejmuje ponadto stażystów, praktykantów, wolontariuszy oraz osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy. Co ważne, ochrona przysługuje także byłym pracownikom oraz kandydatom do pracy, jeżeli informację o naruszeniu uzyskali w toku rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Twoja firma powinna zatem uwzględnić w procedurze zgłoszeń nie tylko obecny zespół, lecz także osoby, które dopiero nawiązują lub już zakończyły współpracę z organizacją.

Jak zostać sygnalistą? Trzy ścieżki zgłoszenia

Ustawa nie przewiduje żadnej formalnej procedury nadawania statusu sygnalisty – nabywa się go z chwilą dokonania zgłoszenia spełniającego warunki ustawowe. Zgłaszający ma do dyspozycji trzy tryby działania. Pierwszym jest zgłoszenie wewnętrzne, czyli przekazanie informacji o naruszeniu w ramach organizacji, kanałami określonymi w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Drugim – zgłoszenie zewnętrzne, kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego właściwego dla danej kategorii naruszeń, przy czym sygnalista może z niego skorzystać od razu, bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Trzecią ścieżką jest ujawnienie publiczne, dopuszczalne jednak wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych, na przykład, gdy wcześniejsze zgłoszenia nie przyniosły reakcji lub gdy naruszenie stanowi bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego. Zgłoszenia można dokonać ustnie lub pisemnie, w tym elektronicznie, a organizacja ma obowiązek potwierdzić jego przyjęcie w terminie 7 dni.

Co robi sygnalista i jakie warunki musi spełnić?

Rola sygnalisty sprowadza się do przekazania informacji o naruszeniu prawa właściwym osobom lub organom – nie prowadzi on samodzielnie postępowania wyjaśniającego ani nie gromadzi dowodów ponad te, które uzyskał w związku z pracą. Warto podkreślić, że ustawa nie nakłada na nikogo obowiązku zostania sygnalistą – zgłoszenie jest uprawnieniem, a nie powinnością. Aby jednak korzystać z ochrony, sygnalista musi spełnić jeden zasadniczy warunek: mieć uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana informacja jest prawdziwa w momencie zgłoszenia i że stanowi naruszenie prawa objęte ustawą. Dobra wiara zgłaszającego jest zatem granicą ochrony. Osoba, która świadomie zgłasza informacje nieprawdziwe, nie dość, że traci ochronę, to jeszcze naraża się na odpowiedzialność karną – grozi za to grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 – oraz na odpowiedzialność cywilną wobec osoby, która poniosła szkodę wskutek fałszywego zgłoszenia.

Ustawa o sygnalistach – kogo obowiązuje?

Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na podmiotach prawnych, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do tego limitu wlicza się zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jak i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie. Niezależnie od liczby zatrudnionych procedurę muszą wdrożyć podmioty działające w sektorze finansowym oraz objęte przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń czy biura rachunkowe. Regulacja obejmuje również jednostki sektora publicznego, z wyłączeniem urzędów gmin i powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. Mniejsze firmy nie mają takiego obowiązku, mogą jednak wprowadzić procedurę dobrowolnie – w praktyce coraz częściej wymagają tego od nich kontrahenci oraz standardy ładu korporacyjnego.

Ochrona sygnalistów – od kiedy obowiązuje i na czym polega?

Przepisy ustawy weszły w życie 25 września 2024 r., a regulacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczęły obowiązywać 25 grudnia 2024 r. Od tego momentu system ochrony działa w pełnym zakresie. Jego istotą jest zakaz działań odwetowych: wobec sygnalisty nie można stosować m.in. wypowiedzenia umowy, obniżenia wynagrodzenia, pominięcia przy awansie, mobbingu ani innych negatywnych konsekwencji związanych ze zgłoszeniem. W razie sporu to podmiot prawny musi udowodnić, że podjęte działanie nie stanowiło odwetu. Sygnaliście, który doświadczył represji, przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, a także zadośćuczynienie. Organizacja ma ponadto obowiązek chronić poufność tożsamości zgłaszającego – jej naruszenie, podobnie jak utrudnianie zgłoszeń czy podejmowanie odwetu, podlega odpowiedzialności karnej.

Jeżeli Twoja firma nie wdrożyła jeszcze systemu ochrony sygnalistów albo chcesz zweryfikować istniejące dokumenty, umów bezpłatną konsultację – podpowiemy, jak spełnić wymogi ustawy bez zbędnych formalności.