Umowa o pracę i terminowo wypłacane wynagrodzenie to dopiero początek listy obowiązków, które przepisy nakładają na pracodawcę. Kodeks pracy oraz akty wykonawcze przewidują szereg świadczeń i gwarancji – od odzieży roboczej, przez napoje w czasie upałów, po odprawy i ochronę przedemerytalną. W praktyce wielu pracowników nie wie, czego może się domagać, a pracodawcy nie zawsze zdają sobie sprawę z konsekwencji zaniedbań. Porządkujemy najważniejsze uprawnienia według stanu prawnego na wrzesień 2026 r.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika – więcej niż pensja

Katalog powinności pracodawcy otwiera art. 94 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że zatrudniający musi między innymi właściwie organizować pracę, terminowo wypłacać wynagrodzenie, prowadzić dokumentację pracowniczą, ułatwiać podnoszenie kwalifikacji oraz przeciwdziałać mobbingowi i dyskryminacji. Do tego dochodzą obowiązki informacyjne – pracownik powinien otrzymać na piśmie warunki zatrudnienia, w tym dane o normach czasu pracy czy wymiarze urlopu. Warto pamiętać, że te zasady dotyczą wyłącznie stosunku pracy. Pracodawca kieruje ponadto zatrudnionych na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie na swój koszt, a także udziela urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni, zależnie od stażu. Zaniedbanie tych powinności może skutkować grzywną nałożoną przez inspektora pracy.

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP

Zgodnie z art. 207 Kodeksu pracy odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie ponosi pracodawca – i nie zwalnia go z niej ani powierzenie zadań służbie BHP, ani obowiązki samych pracowników. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzania szkoleń wstępnych i okresowych, a także oceny ryzyka zawodowego na każdym stanowisku, kierowania zatrudnionych na badania profilaktyczne oraz dostarczania środków ochrony indywidualnej tam, gdzie wymagają tego warunki pracy. Co istotne, kosztów działań z zakresu BHP nie wolno przerzucać na pracowników, a szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt zakładu. Naruszenie tych zasad stanowi wykroczenie zagrożone grzywną do 30 000 zł, a w razie wypadku może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej, a nawet karnej.

Obowiązek pracodawcy w czasie upałów – co zmienia nowe rozporządzenie?

Obecnie obowiązujące przepisy nakazują zapewnić pracownikom nieodpłatnie zimne napoje, gdy temperatura w pomieszczeniu przekracza 28°C, a przy pracy na otwartej przestrzeni – 25°C. To jednak nie koniec. Podpisane 9 lipca 2026 r. rozporządzenie nowelizujące ogólne przepisy BHP po raz pierwszy wprowadza maksymalne temperatury pracy: 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C przy ciężkiej pracy fizycznej na zewnątrz. Po przekroczeniu tych progów praca będzie wstrzymywana. Nowe zasady zaczną obowiązywać od 11 stycznia 2027 r. Co z kolei przysługuje pracownikowi pracującemu w chłodni? Przy pracach w pomieszczeniach o temperaturze poniżej 10°C zatrudniony ma prawo do gorących napojów, a przy odpowiednim wydatku energetycznym także do posiłków profilaktycznych, których nie można zastąpić ekwiwalentem pieniężnym.

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić odzież roboczą?

Tak – wynika to wprost z art. 237⁷ Kodeksu pracy. Pracodawca dostarcza nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub BHP. Na niektórych stanowiskach dopuszczalne jest używanie własnej odzieży za wypłatą ekwiwalentu pieniężnego, jednak nie dotyczy to prac związanych z obsługą maszyn czy powodujących skażenie środkami chemicznymi lub biologicznymi. Do obowiązków zatrudniającego należy również pranie i konserwacja odzieży roboczej – a jeśli powierza te czynności pracownikowi, wypłaca mu ekwiwalent poniesionych kosztów. Odrębną kategorią pozostają środki ochrony indywidualnej, których nigdy nie wolno zastąpić świadczeniem pieniężnym.

Kiedy należy się odprawa?

Odprawa pieniężna przysługuje przede wszystkim na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Stosuje się ją do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób – zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych, o ile wyłącznym powodem rozstania są okoliczności leżące po stronie firmy, na przykład likwidacja stanowiska. Wysokość świadczenia zależy od stażu: miesięczne wynagrodzenie przy zatrudnieniu krótszym niż 2 lata, dwumiesięczne przy stażu od 2 do 8 lat i trzymiesięczne powyżej 8 lat, maksymalnie 15-krotność minimalnego wynagrodzenia. Niezależnie od tego pracownikowi przechodzącemu na emeryturę lub rentę przysługuje odprawa w wysokości jednomiesięcznej pensji, a rodzinie zmarłego pracownika – odprawa pośmiertna.

Jaki jest okres ochronny przed emeryturą?

Zgodnie z art. 39 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę osobie, której brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia jej uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Ochrona obejmuje więc kobiety od 56. i mężczyzn od 61. roku życia, ale nie działa bezwzględnie – nie stosuje się jej w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy ani przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przy okazji ustania zatrudnienia klienci często pytają nas, jaki okres wypowiedzenia po dwóch latach pracy ich obowiązuje. Przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat wynosi on miesiąc; dopiero po przekroczeniu 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy wydłuża się do 3 miesięcy.

Czy PPK jest obowiązkowy?

Odpowiedź zależy od tego, o kogo pytamy. Dla pracodawcy utworzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych jest obowiązkowe – musi on zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową i zapisać do programu osoby zatrudnione w wieku od 18 do 55 lat, chyba że prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny zwalniający z tego obowiązku. Dla pracownika uczestnictwo pozostaje natomiast dobrowolne: w każdej chwili może złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat, a także ponownie przystąpić do programu. Trzeba jednak pamiętać o mechanizmie ponownego autozapisu, który następuje co 4 lata – najbliższy przypada w 2027 r. i obejmie osoby, które wcześniej zrezygnowały. Wpłata podstawowa wynosi 2% wynagrodzenia po stronie pracownika i 1,5% po stronie pracodawcy, a państwo dokłada wpłatę powitalną oraz dopłaty roczne.

Do kiedy pracodawcy muszą wysłać PIT?

Terminy związane z rozliczeniem podatkowym pracowników są dwa i warto ich pilnować. Formularz PIT-11, zawierający informację o przychodach, kosztach i zaliczkach, pracodawca przekazuje urzędowi skarbowemu wyłącznie elektronicznie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, a pracownikowi – do końca lutego, w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli termin przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się on na najbliższy dzień roboczy. Obowiązek dotyczy także zleceniobiorców oraz byłych pracowników, z którymi współpraca zakończyła się w trakcie roku. Spóźnienie grozi odpowiedzialnością karną skarbową, dlatego wysyłkę warto zaplanować z wyprzedzeniem.

Przestrzeganie opisanych obowiązków to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, lecz także element budowania przewidywalnej relacji z zespołem. Jeżeli masz wątpliwości, czy Twoja firma prawidłowo realizuje obowiązki wobec pracowników, albo chcesz przygotować się na zmiany wchodzące w życie w 2027 r., umów bezpłatną konsultację – nasi prawnicy pomogą dostosować procedury do aktualnego stanu prawnego.