Księgowość dla Spółki Z o.o.

Księgowość dla Spółki z o.o.

Funkcjonowanie spółek kapitałowych – a do tej grupy należy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – jest ściśle regulowane przez dziesiątki przepisów, których naruszenie może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje. Dotyczy to nie tylko funkcjonowania spółki w otoczeniu prawnym, ale także wszystkich kwestii związanych z księgowością. Z tego powodu zarząd spółki powinien powierzyć to zadanie doświadczonemu biuru księgowemu, które zagwarantuje najwyższą jakość usług.

Księgowość spółka z o.o. – najważniejsze informacje

Ustawa o rachunkowości przewiduje, że spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość. Pełna księgowość, w odróżnieniu od uproszczonej, zakłada dokładne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych: przychodów, kosztów, zobowiązań, należności, jak i sytuacji majątkowej oraz zobowiązań firmy.

Dzięki pełnej księgowości finanse spółki z o.o. są w pełni transparentne dla zarządu spółki, ale też podmiotów zewnętrznych, takich jak banki czy organy skarbowe.

Inną grupę obowiązków stanowią obowiązki sprawozdawcze. Sprawozdania finansowe sporządzane na podstawie pełnej księgowości umożliwiają przejrzystą ocenę sytuacji majątkowej oraz wyników finansowych spółki.

Pełna księgowość w spółce z o.o.

Zasady pełnej księgowości reguluje ustawa o rachunkowości. Przewiduje ona, że księgi powinno się otwierać na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, a także z początkiem każdego następnego roku obrotowego. Zamknięcie księgi następuje w dniu kończącym rok obrotowy lub na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Art. 3, Ust. 1 definiuje rok obrotowy jako „rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy”.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych podlega szeregowi wytycznych. W art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości czytamy, że „zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu”.

Zapis księgowy zawiera:

• datę dokonania operacji gospodarczej;
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
• kwotę i datę zapisu;
• oznaczenie kont, których dotyczy.

Pełna rachunkowość wymaga nie tylko prowadzenia samej księgi rachunkowej, ale także dodatkowych ewidencji i rejestrów obejmujących zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest fundamentem sprawozdawczości finansowej spółki oraz zapewnia podstawę do późniejszych rozliczeń podatkowych i raportowania.

Obowiązki związane z prowadzeniem pełnej księgowości

Spółka z o.o. musi dbać o rzetelne, zgodne z przepisami rozliczenia oraz terminowe składanie wszystkich niezbędnych dokumentów do odpowiednich instytucji. Do najważniejszych obowiązków należy:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych, w których są zapisywane wszystkie zdarzenia gospodarcze, czyli transakcje mające wpływ na sytuację finansową spółki. Każda transakcja, niezależnie od jej charakteru, musi być odpowiednio udokumentowana i zaksięgowana zgodnie z zasadami rachunkowości;
• wystawianie faktur za każdą sprzedaż towarów lub usług – faktury te stanowią dowód przeprowadzonych transakcji i są niezbędne do rozliczeń podatkowych, zwłaszcza VAT;
• sporządzanie sprawozdań finansowych – sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale własnym, a także informacji dodatkowej opisującej działalność i sytuację finansową spółki. Dokumenty te muszą być zatwierdzone przez zarząd i złożone w odpowiednim terminie w sądzie rejestrowym oraz w urzędzie skarbowym.
• Archiwizowania dokumentów księgowych przez określony przepisami czas, zazwyczaj przez pięć lat. Na wypadek możliwej kontroli trzeba przechowywać faktury, rachunki, wyciągi bankowe, umowy i wszelkie inne dokumenty potwierdzające transakcje finansowe.

Podatki w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest płatnikiem podatku od osób prawnych (CIT). W grę wchodzą dwie stawki podatkowe. Stawkę 9% stosuje się, gdy roczne przychody spółki nie przekroczyły 2 000 000 euro. Niezależnie od przychodu, stawkę 19% zawsze stosuje się do opodatkowania przychodów z zysków kapitałowych.

Spółka z o.o., która jest właścicielem nieruchomości, płaci podatek od nieruchomości.

Od wynagrodzeń członków zarządu, pracowników, zleceniobiorców, z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych, spółka płaci podatek PIT. Zawieranie umów – np. pożyczki, nabycia nieruchomości czy pojazdów – łączy się z koniecznością zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych.

A co z podatkiem VAT? Spółka płaci go, jeśli zajmuje się sprzedażą towarów lub usług wymienionych w ustawie o VAT. Obowiązek ten występuje niezależnie od przychodu, a więc także w sytuacji, gdy nie przekracza 200 tys. zł limitu sprzedaży.

Wspólnicy spółki (udziałowcy) nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe spółki, o ile nie są jednocześnie członkami zarządu. Członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności za niezapłacone podatki spółki, jeśli w terminie złoży wniosek o ogłoszenie jej upadłości lub wykaże, iż nie ponosi winy za niezłożenie takiego wniosku.

Księgowość dla spółek – oferta Kancelarii Destrier

Każdy przedsiębiorca może prowadzić swoją księgowość samodzielnie. Trzeba jednak mieć na uwadze, że księgowość musi być prowadzona w sposób skrupulatny, a także z uwzględnieniem zmieniających się przepisów. W efekcie członek zarządu albo wspólnik posiadający przeważającą liczbę akcji nie podoła obowiązkom, gdy jednocześnie musi zajmować się innymi obszarami działalności spółki.

W tej sytuacji może powołać wewnętrzne biuro księgowe i zatrudnić specjalistów lub zlecić prowadzenie księgowości spółki z o.o. zewnętrznej firmie. W tym drugim wariancie korzysta z doświadczenia firmy i sprawdzonych rozwiązań, nie musi też wyposażać zespołu księgowego w specjalistyczne programy do rozliczeń czy zarządzać kadrami.

Zachęcamy do zapoznania się z ofertą grupy Destrier w zakresie księgowości dla spółek, a także doradztwa prawnego. Zaufaj nam i już dziś umów się na bezpłatną konsultację!