Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymusi na przedsiębiorcach nie tylko zmianę narzędzi, ale również reorganizację procesów księgowych i sprzedażowych. Centralny system Ministerstwa Finansów stanie się jedynym miejscem, w którym faktura będzie uznawana za prawidłowo wystawioną i doręczoną.

W praktyce oznacza to, że błędy techniczne, niedostosowanie procedur lub brak gotowości organizacyjnej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – od opóźnień w rozliczeniach, aż po sankcje administracyjne.

System, którego nie da się „cofnąć”

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian jest nieodwracalność czynności dokonanych w KSeF. Po skutecznym przesłaniu faktury do systemu nie ma możliwości jej anulowania ani wycofania, niezależnie od przyczyny.

Jeżeli dokument trafi do niewłaściwego kontrahenta albo zawiera błąd merytoryczny, jedynym rozwiązaniem pozostaje wystawienie korekty. W porównaniu do dotychczasowych praktyk, gdzie możliwe było szybkie zatrzymanie błędnej faktury, oznacza to wyraźne usztywnienie procesu.

Z tego względu firmy powinny rozważyć wprowadzenie dodatkowych etapów kontroli lub ograniczenie prawa do wystawiania faktur wyłącznie do osób odpowiednio przeszkolonych.

Data wystawienia zależna od systemu

W realiach KSeF kluczowe znaczenie zyskuje moment skutecznego przesłania faktury. Dokument ustrukturyzowany uznaje się za wystawiony dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęty przez system.

Wygenerowanie faktury w oprogramowaniu księgowym nie wywołuje jeszcze skutków prawnych. Choć w strukturze XML wystawca wskazuje datę wystawienia w polu P_1, to decydujące znaczenie ma moment wysyłki dokumentu, który zakończy się jego przyjęciem.

Pole „DataWytworzeniaFa” pełni wyłącznie funkcję informacyjną i odnosi się do technicznego momentu utworzenia pliku. W konsekwencji data wygenerowania faktury oraz data jej wystawienia mogą się różnić.

Jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF, nie jest uznawana za wystawioną. Przy ponownej, skutecznej wysyłce, to właśnie ten moment decyduje o dacie wystawienia, co może mieć znaczenie przy zachowaniu ustawowych terminów.

Ryzyko spóźnienia i sankcji

Przepisy wymagają wystawienia faktury najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży. W warunkach KSeF oznacza to konieczność uwzględnienia ewentualnych problemów technicznych.

Wysłanie dokumentu w ostatnim możliwym dniu nie daje gwarancji zachowania terminu, jeżeli system go odrzuci. W takim przypadku faktura może zostać uznana za wystawioną po czasie, co wiąże się z ryzykiem nałożenia kary administracyjnej.

Awaria KSeF a płynność działalności

Centralizacja procesu fakturowania oznacza również uzależnienie przedsiębiorców od dostępności systemu. Każda przerwa techniczna po stronie Ministerstwa Finansów może uniemożliwić wystawienie dokumentów lub znacząco spowolnić obieg faktur.

Dla firm realizujących sprzedaż na dużą skalę może to prowadzić do opóźnień w sprzedaży, problemów z dokumentowaniem transakcji i konieczności czasowego stosowania rozwiązań zastępczych.

Choć przewidziano tryb awaryjny, jego zastosowanie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, w tym późniejszym wprowadzeniem faktur do KSeF, co zwiększa ryzyko błędów i obciąża działy księgowe.

Przygotowanie systemów informatycznych

Wdrożenie KSeF wymaga odpowiedniego dostosowania narzędzi informatycznych. Dotyczy to nie tylko systemów księgowych, ale również oprogramowania magazynowego, sprzedażowego czy rozwiązań wykorzystywanych w e-commerce.

Szczególnie narażone są firmy korzystające z rozwiązań tworzonych indywidualnie. Brak kompatybilności z KSeF, opóźnienia we wdrażaniu aktualizacji czy błędy integracyjne nie przenoszą odpowiedzialności na dostawcę oprogramowania – konsekwencje podatkowe ponosi przedsiębiorca.

Obowiązek korzystania z KSeF – wcześniej niż formalnie

Choć przepisy przewidują różne terminy wejścia w obowiązek korzystania z KSeF, w praktyce graniczna data dla wszystkich podatników VAT to 1 lutego 2026 r.

Od tego momentu duże przedsiębiorstwa, które przekroczyły 200 mln zł obrotu w poprzednim roku, będą wystawiały faktury wyłącznie w systemie. Oznacza to, że nawet mniejsze firmy – formalnie objęte obowiązkiem dopiero od 1 kwietnia 2026 r. – muszą być gotowe na odbiór faktur w KSeF już wcześniej.

Brak takiej gotowości może prowadzić do zakłóceń w rozliczeniach z kontrahentami.

Faktura poza systemem a odliczenie podatku

Dodatkowym źródłem niepewności jest kwestia odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF. Dotychczasowe stanowiska organów podatkowych dopuszczały takie odliczenie, jeżeli podatnik potrafił wykazać, że transakcja faktycznie miała miejsce.

Należy jednak pamiętać, że interpretacje te powstały przed wprowadzeniem bezwzględnego obowiązku korzystania z systemu. Nowe przepisy przewidują bowiem takie same kary administracyjne za wystawienie faktury poza KSeF, jak za całkowity brak dokumentu.

W konsekwencji nie można wykluczyć zmiany podejścia fiskusa po wejściu w życie nowych regulacji.