Krajowy System e-Faktur (KSeF), wdrożony przez Ministerstwo Finansów, stanowi nowoczesne narzędzie umożliwiające przedsiębiorcom wystawianie oraz odbieranie faktur elektronicznych w sposób zautomatyzowany i bezpieczny.
System ten nie tylko usprawnia proces fakturowania, ale również zapewnia możliwość archiwizacji oraz weryfikacji dokumentów w środowisku cyfrowym. E-faktury generowane w ramach KSeF będą funkcjonować równolegle z tradycyjnymi fakturami papierowymi oraz elektronicznymi, a ich stosowanie stanie się standardem w obrocie gospodarczym dla zdecydowanej większości podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców?
Zgodnie z aktualnymi ustaleniami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców od 2026 roku. Wprowadzenie obowiązku będzie przebiegać etapowo: od 1 lutego 2026 r. system obejmie podatników VAT, których roczne obroty za 2024 rok przekroczyły 200 milionów złotych brutto, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF zostanie rozszerzony na pozostałe podmioty gospodarcze. Informacje te zostały przedstawione podczas konferencji prasowej Ministerstwa Finansów, która odbyła się 24 kwietnia 2024 r. W trakcie wydarzenia wyjaśniono również, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu pozostaje dobrowolne. Celem wprowadzanych zmian jest usprawnienie procesu fakturowania oraz zwiększenie przejrzystości transakcji w obrocie gospodarczym.
Od kiedy KSeF zacznie obowiązywać w Polsce?
Prace nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rozpoczęły się w Polsce już w 2016 roku, a za jego rozwój odpowiada Ministerstwo Finansów. Głównym celem projektu jest wzmocnienie i zabezpieczenie krajowego systemu podatkowego poprzez umożliwienie podatnikom VAT wystawiania oraz odbierania faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Choć ustawa wprowadzająca KSeF została już podpisana, obecnie korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne dla wszystkich przedsiębiorców.
Pierwotnie planowano, że obowiązek stosowania KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak w wyniku audytu przeprowadzonego na zlecenie Ministerstwa Finansów, który wykazał niedoskonałości technologiczne związane z bezpieczeństwem systemu, termin ten został przesunięty. Minister Andrzej Domański ogłosił nowy harmonogram: od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podatników VAT o rocznych obrotach przekraczających 200 milionów złotych, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. system stanie się obligatoryjny dla pozostałych przedsiębiorców.
Do tego czasu podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, a faktura ustrukturyzowana jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. W okresie od stycznia 2022 do sierpnia 2023 roku przez system przeszło blisko 67 tysięcy faktur, a około 1000 firm korzystało z niego regularnie. Od września 2023 roku funkcjonuje druga wersja struktury e-faktury, która będzie obowiązywać do momentu wdrożenia finalnego rozwiązania.
Od kiedy polscy przedsiębiorcy zobowiązani będą do wystawiania e-faktur?
E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku jako alternatywa dla tradycyjnych form fakturowania – zarówno papierowych, jak i elektronicznych. System ten wprowadza nowy model obiegu dokumentów, w którym faktury ustrukturyzowane są generowane zgodnie z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów i przesyłane z lokalnych systemów finansowo-księgowych do centralnej bazy danych resortu za pośrednictwem interfejsu API. Po przesłaniu dokument staje się dostępny w systemie i może zostać pobrany przez odbiorcę.
Korzystanie z KSeF niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim redukuje koszty związane z archiwizacją – faktury są przechowywane w systemie przez okres 10 lat, co eliminuje konieczność utrzymywania dodatkowych rozwiązań IT. Ponadto, ujednolicenie formatu faktur sprzyja cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych oraz usprawnia wymianę danych między kontrahentami. Dzięki natychmiastowemu dostępowi do dokumentów, możliwe jest znaczące przyspieszenie operacji księgowych. System zwiększa również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, minimalizując ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktur oraz zapewniając pewność ich doręczenia do odbiorcy.
Obowiązek stosowania e-faktur w Polsce zostanie wprowadzony etapowo: od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorstw osiągających roczne przychody powyżej 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów gospodarczych. Choć pierwotnie planowano wdrożenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już w 2024 roku, Ministerstwo Finansów zdecydowało o wydłużeniu prac nad systemem.
Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania i odbierania faktur elektronicznych za pośrednictwem KSeF, co pozwala im na wcześniejsze dostosowanie się do nadchodzących zmian.
Co ciekawe, Polska była czwartym państwem członkowskim Unii Europejskiej, które wdrożyło rozwiązanie w zakresie e-fakturowania.
