Pierwsze lata prowadzenia działalności gospodarczej są zwykle okresem intensywnego rozwoju, podejmowania szybkich decyzji i walki o zdobycie klientów. W tym czasie przedsiębiorcy koncentrują się przede wszystkim na sprzedaży, produkcie i finansowaniu bieżącej działalności. Kwestie prawne, podatkowe czy korporacyjne często schodzą na dalszy plan.
To właśnie wtedy popełniane są jednak błędy, których skutki mogą ujawnić się dopiero po kilku latach – podczas kontroli podatkowej, wejścia inwestora, konfliktu wspólników lub sprzedaży firmy.
Z perspektywy kancelarii doradzających przedsiębiorcom można zauważyć pewną prawidłowość: większość kosztownych problemów nie wynika z celowego działania, lecz z braku odpowiedniego przygotowania struktury biznesowej na wczesnym etapie rozwoju.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze i jednocześnie najdroższe błędy popełniane przez przedsiębiorców w pierwszych trzech latach prowadzenia biznesu.
1. Wybór niewłaściwej formy prowadzenia działalności
Jednym z najczęstszych błędów jest przyjęcie formy prawnej, która początkowo wydaje się najprostsza, ale szybko przestaje odpowiadać skali prowadzonego biznesu.
Wiele firm rozpoczyna działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), ponieważ jej założenie jest szybkie i stosunkowo tanie.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo zaczyna dynamicznie rosnąć.
Wraz ze wzrostem przychodów zwiększają się również:
- obciążenia podatkowe,
- ryzyka odpowiedzialności majątkowej,
- potrzeby inwestycyjne,
- wymagania kontrahentów i inwestorów.
W praktyce wielu przedsiębiorców zbyt długo pozostaje przy strukturze, która była odpowiednia na początku działalności, ale przestaje być efektywna na dalszym etapie rozwoju.
Kiedy pojawia się problem?
Najczęściej w sytuacji:
- wejścia inwestora,
- sprzedaży udziałów w biznesie,
- pozyskania finansowania,
- wzrostu odpowiedzialności kontraktowej,
- zwiększenia skali działalności.
W takich przypadkach późniejsza reorganizacja może być bardziej skomplikowana i kosztowna niż odpowiednie zaplanowanie struktury od początku.
2. Brak zabezpieczenia relacji między wspólnikami
Wielu przedsiębiorców zakłada spółkę ze znajomym, członkiem rodziny lub partnerem biznesowym, opierając współpracę głównie na wzajemnym zaufaniu.
Na początku wydaje się to wystarczające.
Problemy pojawiają się jednak wtedy, gdy firma zaczyna generować przychody, pojawiają się inwestorzy lub wspólnicy mają odmienne wizje dalszego rozwoju.
W praktyce jednym z najczęstszych źródeł sporów jest brak odpowiednich ustaleń dotyczących:
- podziału kompetencji,
- zasad podejmowania decyzji,
- finansowania działalności,
- wyjścia wspólnika ze spółki,
- sprzedaży udziałów.
Dlaczego to takie niebezpieczne?
Konflikt wspólników potrafi skutecznie sparaliżować działalność przedsiębiorstwa.
W skrajnych przypadkach prowadzi do:
- wieloletnich sporów sądowych,
- utraty inwestorów,
- blokowania strategicznych decyzji,
- spadku wartości firmy.
Koszt odpowiednio przygotowanej umowy wspólników jest zwykle nieporównywalnie niższy niż koszt późniejszego konfliktu.
3. Nieuregulowane prawa do własności intelektualnej (IP)
To jeden z najczęściej wykrywanych problemów podczas due diligence inwestycyjnego.
Przedsiębiorcy zakładają, że skoro zapłacili programiście, grafikowi lub podwykonawcy za wykonanie określonego dzieła, automatycznie stają się właścicielami wszystkich praw do rezultatów jego pracy.
Nie zawsze jest to prawdą.
W polskim systemie prawnym prawa autorskie majątkowe nie przechodzą automatycznie wraz z zapłatą wynagrodzenia.
W wielu przypadkach konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy przeniesienia praw lub licencji.
Skutki mogą być bardzo kosztowne
Brak odpowiedniej dokumentacji może oznaczać, że:
- spółka nie jest właścicielem kodu źródłowego,
- nie posiada praw do identyfikacji wizualnej,
- nie może skutecznie komercjalizować technologii,
- inwestor zakwestionuje wartość aktywów IP.
W przypadku startupów technologicznych problem ten bywa jedną z głównych przyczyn obniżenia wyceny podczas rund finansowania.
4. Błędy podatkowe popełniane na początku działalności
Początkowy okres działalności często wiąże się z dużą liczbą decyzji podatkowych podejmowanych bez wcześniejszej analizy skutków prawnych.
Najczęściej problemy dotyczą:
- wyboru formy opodatkowania,
- rozliczeń VAT,
- kosztów uzyskania przychodu,
- transakcji z podmiotami powiązanymi,
- dokumentowania wydatków.
Przedsiębiorcy często koncentrują się na bieżącej optymalizacji podatkowej, nie analizując długoterminowych konsekwencji swoich działań.
Efekt?
Kontrola podatkowa po kilku latach może skutkować:
- zaległością podatkową,
- odsetkami,
- dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi,
- odpowiedzialnością karnoskarbową.
W praktyce wiele sporów z organami podatkowymi wynika z błędów popełnionych już na początku działalności.
5. Zbyt późna zmiana struktury biznesowej
Rozwijająca się firma wymaga zwykle zmiany struktury prawnej i organizacyjnej.
Tymczasem wielu przedsiębiorców odwleka ten moment do czasu wystąpienia konkretnego problemu.
Najczęściej reorganizacja następuje dopiero wtedy, gdy:
- pojawia się inwestor,
- planowana jest sprzedaż biznesu,
- firma osiąga wysokie przychody,
- powstają istotne ryzyka operacyjne.
W praktyce wcześniejsze zaplanowanie struktury może znacząco ograniczyć koszty oraz ryzyka związane z dalszym rozwojem przedsiębiorstwa.
Typowe sygnały ostrzegawcze
Warto rozważyć zmianę struktury, gdy:
- firma zatrudnia coraz większy zespół,
- pojawiają się nowi wspólnicy,
- rozwijane są wartościowe aktywa IP,
- planowane jest pozyskanie finansowania,
- wzrasta odpowiedzialność kontraktowa.
Brak reakcji na te sygnały często prowadzi do sytuacji, w której reorganizacja musi być przeprowadzana pod presją czasu.
6. Ignorowanie kwestii compliance i dokumentacji
Na początku działalności wiele firm działa w sposób bardzo nieformalny.
Brakuje:
- regulaminów,
- procedur wewnętrznych,
- dokumentacji korporacyjnej,
- polityk ochrony danych,
- umów z kluczowymi współpracownikami.
Przez długi czas może to nie powodować problemów.
Sytuacja zmienia się jednak w momencie:
- kontroli,
- audytu inwestorskiego,
- transakcji sprzedaży firmy,
- sporu z kontrahentem.
To właśnie wtedy okazuje się, że brak odpowiedniej dokumentacji staje się realnym ryzykiem biznesowym.
7. Koncentracja wyłącznie na bieżącym rozwoju
Paradoksalnie jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców jest skupienie się wyłącznie na wzroście biznesu.
Sprzedaż, marketing i rozwój produktu są oczywiście kluczowe, jednak firma rozwijająca się bez odpowiednich fundamentów prawnych przypomina budynek wznoszony bez projektu konstrukcyjnego.
Przez pewien czas wszystko funkcjonuje prawidłowo.
Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy biznes osiąga większą skalę.
Wówczas błędy popełnione na początku działalności stają się znacznie bardziej kosztowne.
Najdroższy błąd? Odkładanie problemów na później
W praktyce większość problemów przedsiębiorców nie wynika z braku wiedzy o istnieniu ryzyka.
Właściciele firm zwykle wiedzą, że należy uporządkować kwestie podatkowe, zabezpieczyć relacje wspólników czy uregulować prawa do własności intelektualnej.
Problem polega na odkładaniu tych działań do momentu, gdy pojawi się inwestor, kontrola lub konflikt.
Wtedy koszt naprawy błędów jest zwykle wielokrotnie wyższy niż koszt ich wcześniejszego uniknięcia.
Podsumowanie
Pierwsze trzy lata działalności mają często kluczowe znaczenie dla przyszłości przedsiębiorstwa. To właśnie wtedy podejmowane są decyzje dotyczące struktury prawnej, podatków, własności intelektualnej czy relacji pomiędzy wspólnikami. Błędy popełnione na tym etapie mogą przez długi czas pozostawać niewidoczne, jednak zwykle ujawniają się w najważniejszych momentach rozwoju firmy – podczas pozyskiwania inwestora, sprzedaży biznesu, kontroli podatkowej lub sporu korporacyjnego.
Najskuteczniejszym sposobem ograniczania ryzyka jest regularna weryfikacja struktury działalności oraz dostosowywanie jej do aktualnej skali i potrzeb biznesu. W praktyce to właśnie przedsiębiorcy, którzy myślą o kwestiach prawnych i podatkowych z wyprzedzeniem, najrzadziej muszą później ponosić koszty naprawiania błędów z początkowego okresu działalności.
