Proces zamykania roku obrotowego w Alternatywnych Spółkach Inwestycyjnych różni się od standardowych procedur znanych z klasycznego prawa handlowego. Kluczowym elementem jest nie tylko poprawność merytoryczna, ale przede wszystkim techniczna zgodność plików przekazywanych do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, każde sprawozdanie musi posiadać formę elektroniczną oraz zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. W przypadku podmiotów takich jak alternatywna spółka inwestycyjna oraz kwestie sprawozdawcze są ściśle powiązane z obowiązkiem badania przez biegłego rewidenta.

Podmioty te muszą przygotować rozbudowany zestaw dokumentów, w tym:

  • zestawienie zmian w kapitale własnym,
  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • rygorystyczne zestawienie lokat,
  • szczegółową strukturę aktywów i kosztów działalności.

Specyfika struktury XML dla ASI

Ministerstwo Finansów, realizując delegację ustawową, opublikowało dedykowane schemy (struktury logiczne) XML przeznaczone specjalnie dla podmiotów typu ASI. Jest to punkt zapalny dla wielu działów finansowych, ponieważ standardowe biuro księgowe często korzysta z oprogramowania generującego pliki na wzorcu „JednostkaInna”.

Wybór niewłaściwej struktury XML może skutkować odrzuceniem dokumentów przez systemy KRS lub zakwestionowaniem sprawozdania przez audytora. Należy pamiętać, że księgowość ASI wymaga narzędzi, które potrafią obsłużyć specyficzne pola informacyjne dotyczące wartości aktywów netto czy uprzywilejowania praw uczestnictwa, których próżno szukać w uniwersalnych wzorach dla handlu czy usług.

Rozwiązania technologiczne – konwerter SF ASI

Biorąc pod uwagę brak szczegółowych instrukcji na stronach KAS oraz niedostosowanie popularnych programów księgowych, na rynku pojawiły się narzędzia pomostowe. Platforma Fundequate oferuje dedykowany konwerter, który pozwala na transformację plików XML ze struktury ogólnej na specyficzną schemę ASI.

Dla podmiotów, które dopiero budują swoje struktury i zastanawiają się, czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w formie ASI to optymalny wybór, techniczne aspekty raportowania powinny być uwzględnione już w biznesplanie. Koszt samej konwersji sprawozdania oscyluje w granicach 750 Euro, co w skali funduszu jest wydatkiem niezbędnym dla zapewnienia zgodności z nadzorem KNF.

Podsumowanie

Prawidłowe przygotowanie e-sprawozdania w formacie XML to ostatni, ale krytyczny etap rocznego cyklu raportowego. Wymaga on ścisłej współpracy między zarządem a podmiotem prowadzącym biuro księgowości, aby uniknąć błędów walidacyjnych w strukturach XSD.