Company Transformations

What Is a Company Transformation?

Company transformations refer to legal processes that result in a change of the entity’s legal form. All partnerships and corporations, as well as civil partnerships (which are technically contracts rather than companies) and sole proprietorships, may undergo transformation. Entities in liquidation or bankruptcy are excluded from this process.

Entrepreneurs often consider changing the legal form of their business. Such decisions are preceded by many questions and uncertainties. The drive to improve one’s business is a hallmark of responsible entrepreneurship. Transformation allows a business to change its legal form without dissolving the entity, and the process should be smooth and preserve the company’s interests. Below, you’ll find answers to key questions about this topic.

Key Information About Company Transformations

The rules for transforming partnerships, corporations, civil partnerships, and sole proprietorships are set out in Chapter III of the Polish Commercial Companies Code.

Transformation involves changing the legal form of a company while maintaining continuity. This means the entity remains the same — only its legal structure and designation change.

Warto przytoczyć brzmienie kilku paragrafów kluczowego pod tym względem art. 551 (informacja aktualna na dzień 23.04.2025):

Art. 551 § 1. Spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna (spółka przekształcana) może być przekształcona w inną spółkę handlową (spółkę przekształconą).

§ 2. Spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, inną niż spółka jawna. Przepis ten nie narusza przepisów art. 26 § 4-6. […]

§ 5. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24 i 974) – (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą) (przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową).

Summary of Key Points:

• Nearly all companies regulated by the Commercial Companies Code — including general, professional, limited, and joint-stock companies — may be transformed. Civil partnerships and sole proprietorships are also eligible.
• The transformed company inherits all rights and obligations of the original entity.
• Civil partnerships may be transformed using a simplified procedure under Article 26.
• The articles of association for a general partnership must be signed by all partners and cannot use a template agreement.

Transformation Procedure

Article 556 outlines the general requirements for transformation, applicable to all company types:

• Preparation of a transformation plan with attachments and an auditor’s opinion
• Adoption of a resolution approving the transformation
• Appointment of company representatives or board members for the new entity
• Registration of the transformed company and removal of the original entity from the register

The transformation plan must be prepared in writing by all partners managing the original company. It must include:

• The balance sheet value of the company’s assets as of a specified date
• The value of shares or stock held by partners

Attachments to the plan include:

• Draft resolution on transformation
• Draft articles of association or company statute
• Valuation of assets and liabilities
• Financial statement prepared for the transformation date using the same methods as the last annual report

Transforming a Limited Liability Company (Sp. z o.o.)

Due to their popularity, we focus here on transforming a Polish limited liability company (Sp. z o.o.) into another legal form. Possible target forms include:

Spółka z o.o. może zostać przekształcona w:

• General partnership
• Professional partnership
• Limited partnership
• Limited joint-stock partnership
• Simple joint-stock company
• Joint-stock company

Steps in the Transformation Process:

Step 1: Prepare the transformation plan (as described above)

Step 2: Notify shareholders of the intention to adopt a transformation resolution

Zawiadomienia wysyła się dwukrotnie w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej:

• First notice: at least one month before the planned resolution date
• Second notice: at least two weeks after the first notice

Przy czym zawiadomienie powinno zawierać:

• istotne elementy planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia, jeżeli została ona sporządzona;
• określenie miejsca oraz terminu, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia, jeżeli została ona sporządzona, przy czym termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu;
• załączniki w postaci projektu uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy albo statutu spółki przekształconej (nie dotyczy to przypadku, w którym zawiadomienie jest ogłaszane).

Step 3: Shareholders review the documentation

• They may request free copies of the documents
• Key elements must be presented orally before the vote

Step 4: Adoption of the transformation resolution

Uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza i zawierać co najmniej:

• Must be notarized
• Must include:
  • New legal form
  • Share capital or equity amount
  • Special rights granted to shareholders (if any)
  • Names of board members or managing partners
  • Approval of the transformation plan and draft articles/statute

Step 5: Submit the transformation application to the registry

Include a statement confirming redemption of shares from dissenting shareholders

Step 6: Official announcement of the transformation

Learn More: Why is it worth transforming a sole proprietorship into a limited liability company?