Zakwalifikowanie uczestnika do programu, to wypadkowa kilku czynników.
W pierwszej kolejności, istotna jest selekcja pracowników/współpracowników. O tym kto weźmie udział w programie (tj. kto stanie się jego uczestnikiem) decyduje spółka, a tak konkretnie – wspólnicy/akcjonariusze. Najczęstszymi kryteriami branymi pod uwagę podczas dokonywania wspomnianej selekcji jest staż pracy oraz stanowisko/rola, jaką w przedsiębiorstwie pełni dana osoba. W zależności od rozmiarów i planów rozwojowych spółki, można dokonać indywidualnego wskazania – skonkretyzować komu ma zostać zaproponowany program lub określić grupę pracowników/współpracowników jako potencjalnych uczestników (np. kierownicy projektów).
Zarówno samo przyjęcie programu jak i wyznaczenie kryteriów dla osób mogących ubiegać się o członkostwo w programie, powinno być zarezerwowane dla konkretnego organu spółki. Praktyka wdrażania systemów ESOP wskazuje, że rozwiązaniem najbezpieczniejszym jest zastrzeżenie tego w kompetencji zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy.
Co do zasady wdrożenie programu ESOP zazwyczaj wiąże się także z koniecznością wyrażenia stosownej zgody (przyjęcia programu) w drodze uchwały Zgromadzenia Wspólników/Akcjonariuszy.
Dodatkowo – dla zachowania przejrzystości organizacyjnej przedsiębiorstwa – zaleca się wprowadzenie bezpośrednio do umowy spółki/statutu w katalogu spraw wymagających zgody Zgromadzenia Wspólników/Akcjonariuszy, również przyjęcie jak i wszelkie zmiany programu motywacyjnego opartego na ESOP.
Kwestią wartą w danym przypadku dodatkowej pogłębionej analizy jest wprowadzenie do umowy spółki obowiązku zachowania pewnej rezerwy finansowej na poczet realizacji ESOP – to w jakiej wysokości, będzie uzależnione od zasad i warunków danego programu.
Spółka może zaoferować potencjalnemu uczestnikowi określoną liczbę udziałów/akcji (również tych „wirtualnych”) w drodze oferty – najczęściej nazywa się ona Dokumentem Przydziału. Zaakceptowanie przez potencjalnego uczestnika oferty Spółki powinno nastąpić na piśmie, bez zastrzeżeń, zmian lub poprawek, w terminie akceptacji wymienionym w Dokumencie Przydziału.
Dokument Przydziału choć powinien być prosty i treściwy (to w nim uczestnik akceptuje warunki programu i decyduje się na uczestnictwo) to należy podkreślić, że jest istotnym elementem infrastruktury ESOP, ponieważ określa m.in. dzień, od którego rozpoczyna się Okres Nabywania Uprawnień. Jego ostateczny kształt i zawartość uzależniona jest za każdym razem od brzmienia Regulaminu i indywidualnych preferencji spółki.